Membumikan Analisa

Perintah atau pertanyaan analisa adalah sebuah hal yang sering kita dapatkan baik ketika belajar maupun bekerja. Pasti banyak tugas yang meminta anda untuk melakukan analisa ini dan analisa itu, tetapi pernahkah anda berhenti sejenak untuk memperjelas apakah yang dimaksud dengan menganalisa itu?Beberapa definisi hasil pencarian di Google (ketikan kata define: analysis), diambil terutama yang bersifat umum (karena ada definisi analisa yang bersifat khusus seperti arti analisa untuk dunia komputer, arkeologi, dsb)

• An investigation of the component parts of a whole and their relations in making up the whole. (investigasi dari komponen-komponen dari suatu sistem dan keterkaitan-nya)
• A systematic approach to problem solving. Complex problems are made simpler by separating them into more understandable elements. This involves the identification of purposes and facts, the statement of defensible assumptions, and the formulation of conclusions.
  (Sebuah pendekatan sistematis untuk menyelesaikan masalah, dimana sebuah problem yang kompleks coba disederhanakan menjadi komponen yang lebih mudah dimengerti. Ini berarti mencakup identifikasi tujuan dan data faktual, asumsi yang ada dan formulasi kesimpulan)
• Breaking an idea or problem down into its parts; a thorough examination of the parts of anything. (Memecah sebuah ide atau problem menjadi komponen-nya kemudian diteliti peranan-nya)

Jika dirangkum dari semua definisi diatas, analisa adalah membagi suatu permasalahan secara sistematis menjadi berbagai bagian-bagian untuk kemudian (a) diamati per bagian lalu (b) dilihat hubungan antara satu bagian dengan bagian yang lainnya untuk mencari keterkaitannya, kemudian diambil kesimpulan. Kesimpulan yang diambil tergantung dari kebutuhan dari analisa, dari yang sederhana hingga kompleks. Sederhana ketika analisa dibutuhkan untuk menjawab Ya/Tidak atau Go/No-Go sebuah pertanyaan, kompleks ketika analisa diminta dilakukan untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang bisa terjadi jika satu atau beberapa komponen yang telah kita bagi rusak.

Berarti ada 3 langkah alir kerja dalam menganalisa (1) membagi menjadi komponen (2) mengamati dan mencari hubungan (3) mengambil kesimpulan

(1) Membagi Komponen dan (2) mengamati dan mencari hubungan

Pembagian sederhana yang dilakukan dalam analisa adalah 5W+1H (What, Where, When, Who, Why + How). 5W+1H secara mudah dan cepat dapat memperjelas pemahaman kita terhadap objek analisa.
Apa tentunya dapat memaksa kita memperjelas definisi kita sendiri terhadap objek analisa
Where dan When memberikan lingkupan kontekstual yang membatasi objek analisa kita
Why memberikan pemahaman yang lebih dalam terhadap objek analisa. Di dunia manajemen kualitas (GKM, Six Sigma dsb), kita bahkan diwajibkan untuk melakukan why sebanyak 5 kali untuk mendapatkan akar permasalahan
Who memberikan makna manusia terhadap obyek analisa, karena hampir semua permasalahan biasanya memiliki aspek manusia didalamnya
How menggambarkan kepada kita tentang urutan, proses dan langkah-langkah dari obyek analisa.

Pembagian Lainnya adalah dengan mengacu salah satu dari definisi google diatas, yaitu ada definisi analisa yang memiliki kata sistem-atis maka jika mengacu pada teori sistem, beberapa faktor/dimensi yang bisa anda pilih tentunya mengacu kepada ciri-ciri sebuah sistem yaitu

• Tujuan. Apakah ada tujuan yang bertentangan? Paralel? Atau Seri (satu per satu bertahap)

• Batasan. Apakah batasan sistem jelas? Mana yang internal sistem dan eksternal sistem? Bagaimana “gesekan” atau interface antara internal dan eksternal? (lancarkah, butuh penterjemahkan, ada delay kah dsb)

• Malfunction. Apakah ada komponen yang tidak bekerja sebagaimana mestinya? Apakah ada interaksi yang tidak bekerja seharusnya? Dsb

• Interaksi. Bagaimana interaksi komponen-komponen yang kita pecah, apakah ada norma/kebiasaan/aturan yang menjaga/menginduksi interaksi, apakah ada faktor yang menghalangi terjadinya interaksi? dsb

Khusus untuk interaksi ada rule sederhana untuk melakukan analisanya yaitu 3C – co-incidence, concurrent, correlated/causal:
1. Co-incidence : bahwa komponen tersebut ada lebih karena adanya “kecelakaan” atau kebetulan saja, dan sebenarnya bukan merupakan komponen sesungguhnya dalam sistem
2. Concurrent : ketika komponen yang dibandingkan sebenarnya tidak memiliki keterkaitan, tetapi karena berjalan paralel seolah-olah memiliki keterkaitan
3. Correlated : ketika komponen yang dibandingkan memang memiliki korelasi atau hubungan sebab akibat antara keduanya (Ini yang dicari dalam analisa)

Dalam konteks definisi ini, analisa pada prinsipnya adalah meng-highlight perbedaan dan/atau persamaan antara 2 aspek yang bisa anda pilih, misalnya
• apa yang anda duga dengan apa yang anda dapatkan,
• antara kebiasaan dengan apa yang seharusnya terjadi,
• antara standard dan kenyataan lapangan,
• antara harapan uang diutarakan dan kondisi yang ada.

Anda bisa mengkombinasikan satu item dalam tabel ini dengan item lain dalam tabel ini

Kondisi saat yang ada	Apa yang diungkapkan	Standard Internasional/Nasional
Kebiasaan yang ada	Seharusnya yang ada (tanpa standard)	Kondisi yang diinginkan/harapan
Kriteria Baik/Buruk	Fakta/Data	Model-model Manajemen
Keputusan	Asumsi	Peta Proses Bisnis

Catatan: Yang perlu diingatkan adalah beda dan sama disini tidak memiliki konotasi negatif dan positif. Beda (perbedaan) tidak berarti negatif dan sama (kesamaan) tidak berarti positif, karena tergantung dari perbandingan yang dilakukan. Kalau kesamaan dengan sesuatu kriteria yang buruk maka negatif.

(3) mengambil kesimpulan

Mengambil kesimpulan adalah berarti menjawab pertanyaan yang sebenarnya diajukan kepada kita ketika kita diminta menganalisa.

Jika kita diminta untuk menganalisa sesuatu hal yang negatif, berarti biasanya analisa kita adalah untuk mencari solusinya.

Tentunya jika memungkinkan anda perlu mengklarifikasi kepada pemberi tugas tentang maksud “analisa” yang diminta.